Varsinainen sukukokous hyväksynyt säännöt 9.8.2009 § 13.

SUKUYHDISTYS HAHL r.y:n SÄÄNNÖT

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Sukuyhdistys Hahl r.y. Ja sen kotipaikka on Heinola. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura tai seura. 

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukureura mahdollisuuksiensa mukaan -järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia, -tukee sukua/sukuja koskevaa tutkimustoimintaa, -kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa, sekä -harjoittaa seuran tarkoituksen toteutumista edistävää julkaisutoimintaa

Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä. 

3 § Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 15 vuotta täyttänyt henkilö, joka polveutuu Olavi Hahlista (k. 1705) ja jokainen henkilö, joka avioliiton kautta on liittynyt sukuun.

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä myös muu sellainen henkilö, joka on kiinnostunut sukuseuratoiminnasta.

Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa, kun hallitus on hyväksynyt jäsenen ja hän on maksanut liittymismaksunsa sukuseuralle. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitykselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukuseuran kokouksessa.

Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuseura varsinainen sukukokous. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai maksukyvyn huomattavan heikentymisen perusteella.

Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa maksuvuonna voimassa olevan jäsenmaksunsa 10-kertaisena.

Hallityksen esityksestä voi sukuseuran kokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan.

Sukuseuran jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kolmelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

Sukuseuran jäsenluetteloa pitää hallitus. 

4 § Hallitus

Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen, jota kutsutaan sukuneuvostoksi, toimikause on kahden varsinaisen sukukokouksen välinen aika.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran puheenjohtajaksi, varapuheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran varapuheenjohtajaksi ja seitsemän (7) muuta jäsentä. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.

Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään neljä (4) muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaise puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

Hallituksen kokouksista on pideättävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat. 

5 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa. 

6 § Tilit

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajalle viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edellä tarkoitettua kokouspäivää. 

7 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen

Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on joko postitettava (postitse tai sähköpostilla) jokaiselle jäsenelle tai julkaistava Heinolassa ilmestyvässä sanomalehdessä tai, mikäli sellaista lehteä ei ilmesty, muussa hallituksen päättämässä sanomalehdessä. Postittamisen tai julkaisemisen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta. 

8 § Sukuseuran kokoukset

Seuran varsinainen sukukokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti- syyskuun aikana.

Seuran ylimääräionen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.

Seuran sukukokouksessa on jokaisella kunniajäsenellä, ainaisjäsenellä, jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetula varsinaisella jäsenellä ja edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.

Seuran päätökseksi tulee, 10§ :ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

9 § Varsinainen sukukokous

Seuran varinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvalaisuus
3. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa
4. valitaan kaksi ääntenlaskijaa
5. hyväksytään kokoukselle työjärjestys
6. esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot varinaisten sukukokousten väliseltä ajalta
7. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
8. vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle kolmivuotiskaudelle, vahvistetaan talousarvio kolmen seuraavan tilikauden muodostamalle ajanjaksolle
9. valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjotaja ja seitsemän (7) muuta jäsentä
10. valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa
11. muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen olmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 

10 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai sukuseuran purkamista koskevan asian esillä olosta.

Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokuksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen. 

11 § Muu päätöksenteko

Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.